An Unbiased View of Gestión de Documentos
An Unbiased View of Gestión de Documentos
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La gestión de documentos no es sólo una tendencia, sino una necesidad para las empresas que buscan eficiencia, seguridad y cumplimiento cuando se trata de diversas formas de documentos y archivos.
Regulate de versiones: garantiza un seguimiento preciso de los cambios realizados en los documentos, manteniendo un historial detallado y evitando conflictos de versiones.
La desventaja principal es que dependes de tus proveedores para mantener el sistema en funcionamiento. Si el proveedor tiene un problema con su centro de datos, podría resultar imposible el acceso a los documentos. Si la conexión a World-wide-web de tu empresa falla, tampoco podrás recuperar esos documentos.
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Antes de entrar de lleno en materia, podemos colocar de ejemplo uno de estos sistemas. Tal es el caso del software de recursos humanos de Sesame, una herramienta digital enfocada a gestionar muchos de los procesos que guardan relación directa con el departamento de recursos humanos.
Las organizaciones carecen de los mismos recursos para invertir en infraestructura de seguridad. Elegir al socio adecuado para una gestión documental en la nube es la clave para evitar las preocupaciones sobre posibles infracciones.
La suite de OnlyOffice puede utilizarse como parte de las herramientas propias de productividad que ofrece el programa o integrarla fileácilmente en tus propias soluciones SaaS o locales.
Los correos electrónicos y archivos adjuntos pueden indexarse y almacenarse en el archivador directamente desde tu bandeja de entrada.
La nube prevalece como una alternativa rentable ya que elimina la necesidad de inversiones en infraestructura interna, un largo tiempo de espera para comprar e instalar components y software, y recursos continuos asociados con la actividad de mantenimiento.
Alineación con Estrategia de Negocio: Asegurar que los objetivos del DMS estén alineados con la estrategia common de la organización.
Mantenimiento y Actualizaciones: El proveedor del servicio se encarga del mantenimiento del sistema, las actualizaciones de software y la gestión de la seguridad, liberando a la organización de estas responsabilidades técnicas.
Repositorios Centralizados: Los documentos se almacenan en un repositorio centralizado que facilita su acceso y gestión.
Adicionalmente, en el software de gestión documental caso de desastres como incendios o inundaciones, si utilizamos un sistema de gestión documental basado en la nube, podemos llegar a garantizar que los datos críticos para la empresa se mantengan intactos.
A medida que nos adentramos en la period digital, es essential que las escuelas, universidades y centros de formación adapten su enfoque hacia la gestión de la información. Esto…